Assistant / Assistante de communication

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La personne recrutée sera affectée au sein du Service communication et sa mission principale sera d’assurer l’accueil et l’organisation du service et assister l’équipe dans ses actions de communication.

Mission 1 : Assister l’équipe dans la réalisation et l’adaptation de visuels pour le web et le print, mise à jour de documents

– Adapter des visuels aux formats web et réseaux sociaux avec les conseils avisés des DA, et respectant rigoureusement la charte.
– Mettre à jour des documents et brochures sur InDesign
– Réaliser des supports et visuels (affiches, flyers, couverture de plaquette)

Mission 2 : Assurer l’organisation matérielle et logistique des événements et des reportages photos.

– Concevoir l’événement avec les parties prenantes internes
– Organiser la logistique et faire le suivi de projet
– Communiquer sur l’événement
– Planifier les reportages photos
– Respecter le droit à l’image

Mission 3 : Fluidifier et organiser les activités de communication

– Coordonner les activités du service communication : suivre des tâches, planifier des réunions et gérer les plannings
– Veiller à la bonne marche et à l’optimisation des pratiques collaboratives (teams, réseau…)
– Répartir les demandes ponctuelles des services internes
– Gérer les déplacements professionnels
– Répondre aux sollicitations par mail, téléphone et physiquement
– Traiter les courriers et envoyer des mailings

Mission 4 : Co-animer la procédure qualité pour le service, mettre en place des procédures et les suivre.

– Améliorer les méthodes de travail du service, rédiger les procédures et documents
– Assurer le reporting des indicateurs
– Mener des audits en tant qu’auditeur et audité
– Assurer l’organisation du service selon la qualité : compte-rendu de réunions, planning, archivages, classements, enquêtes de satisfaction.

Relations professionnelles :

En interne :
– Avec l’ensemble des personnels du service.
– Au sein de l’établissement : avec les personnels, enseignants, étudiants qui formulent des demandes au service.
En externe :
– Avec les prestataires pour le suivi de la facturation ou de fabrication.

Type de contrat :

– Il s’agit d’un CDD de 12 mois, renouvelable, période d’essai de 2 mois.
– Temps plein.
– Date de début du contrat : le plus tôt possible

Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter www.insa-toulouse.fr.

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