Sous l’autorité du responsable du service de la Vice-Présidence, en lien direct avec les élus et les directions opérationnelles, vos missions seront d’assurer l’appui administratif d’un ou plusieurs Vice-présidents, ou Conseiller délégué/spécial. Vous travaillerez en équipe avec les assistantes du service, le responsable de service, les élus et les directions opérationnelles.Missions caractérisant le poste : Suivi et rédaction du courrier, gestion des rendez-vous et des réunions, organisation logistique des déplacements, suivi et aide à la préparation des instances régionales, suivi des dossiers des élus en lien avec les directions opérationnelles, assurer la coordination entre les élus et les directions.Votre rôle est d’assurer une gestion fluide de l’ensemble des activités du ou des élus dont vous assurerez le soutien administratif. Pour assurer la continuité de service lors des absences, vous travaillez en binôme avec une autre assistante, et vous serez amené à pouvoir remplacer d’autres collègues en fonction des nécessités de serviceACTIVITES DU POSTE Vous travaillerez en polyvalence et en lien étroit direct avec le ou les élus, dont vous assurez le soutien administratif et serez amené notammentAssurer la planification, l’organisation et la mise à jour des agendas des élus en coordination avec les différentes parties prenantesRecevoir, traiter et orienter les demandes et appels destinés aux élusAssurer un rôle de relais d’information entre les élus et les différentes directions opérationnellesPlanifier et coordonner la logistique des déplacements des élus, incluant les réservations de transport, hébergement et autres besoins logistiques et administratifsPréparer les dossiers de déplacement et se déplacer sur le terrain à la demande de l’élutablir les documents administratifs : ordres de mission, comptes rendus de réunionTraiter et suivre les demandes de remboursement des frais des élus, en veillant à leur conformité avec les procédures établiesAssurer la conformité des documents avec les procédures administratives et légales en vigueurRédiger et assurer le suivi des courriers et différents documents, en gérer l’enregistrement et l’envoiCoordonner les échanges entre les élus et les directions concernées pour le bon avancement des dossiers.
