Relations institutionnelles et protocolaires (H/F)

AMBASSADE DES EMIRATS ARABES UNIS

L’Ambassade des Emirats arabes unis propose un CDI à Paris au sein de son service consulaire :

Vos responsabilités professionnelles :
– Accueillir et saluer les invités, les délégations et les fonctionnaires des Émirats arabes unis, les accompagner et leur fournir un soutien logistique et toutes les facilités possibles pendant leur séjour dans le pays d’accueil, conformément aux lois et règlements applicables.
– Contribuer à l’organisation de conférences, de soirées, de séminaires et d’expositions et prendre les dispositions nécessaires à leur exécution, en termes de réservation de salles, d’envoi d’invitations et de supervision générale.
– Suivre l’accomplissement des procédures et des transactions gouvernementales et s’adresser aux autorités officielles du pays d’accueil en ce qui concerne les affaires officielles de l’Ambassade, telles que la délivrance des autorisations de vol, le dédouanement et la valise diplomatique.
-Assurer le suivi des transactions et des procédures de délivrance et de renouvellement des cartes diplomatiques, des cartes d’aéroport, des contrats de location, de la résiliation de l’enregistrement, etc. à la fin du service des ressortissants des Émirats arabes unis et de leurs familles au sein de la mission.
– Envoyer les invitations pour les cérémonies et événements officiels organisés par la mission à diverses occasions.
Veiller à ce que toutes les questions liées à l’organisation de ces événements soient réglées conformément aux instructions du supérieur hiérarchique.
– Superviser les véhicules de la mission, fournir des voitures aux invités, contrôler l’emploi du temps des chauffeurs et suivre le renouvellement de l’immatriculation des véhicules, l’entretien et les questions connexes telles que l’assurance, les infractions au code de la route, le carburant, etc.
– Développer une base de données pour les excellentes compagnies aériennes, les hôtels, les institutions gouvernementales, les hôpitaux distincts, les restaurants et autres entreprises et organisations liées à son travail, et assurer une mise à jour constante.
– Organiser et suivre toutes les procédures de réservation d’hôtels, de vols et de trains, en obtenant les meilleurs prix en coordination avec les parties prenantes à l’intérieur et à l’extérieur de la mission. . Préparer une liste de tous les contrats, prix et accords.
– Effectuer toute autre tâche confiée par le supérieur hiérarchique, y compris l’assistance et le soutien.
Profil attendu pour le poste :
Titulaire d’un Master 2 en Relations Internationales ou Science Politique ou équivalent.
Avoir 5 ans d’expérience dans l’organisation d’événements avec des interlocuteurs de Haut niveau.
-Maîtrise parfaite de Microsoft 365° (pack office et outils collaboratifs).
Maîtrise du français, de l’arabe et de l’anglais niveau courant (niveau C1)
Savoir-être attendu :
-Communication interpersonnelle efficace
– Excellente aisance relationnelle
– Esprit collaboratif
-Polyvalence
– Sens de l’organisation et des priorités
-Capacité à négocier
-Gestion du stress
– Flexibilité et créativité

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