Le Département d’Ille et Vilaine recrute un.e Assistant.e pour travailler au côté de nos Elu.e.s. à Rennes, avec une prise de poste idéale fin aout 2025.
Rattaché.e au Directeur de Cabinet, vous collaborez et participez à la mise en œuvre administrative de la politique du Département, en apportant une aide permanente aux élu.e.s ayant une délégation du Président.
A ce titre, vous êtes chargé.e de :
– Organiser les rendez-vous, gérer les plannings des élu.e.s
– Planifier les réunions et veiller à leur organisation logistique
– Préparer leurs déplacements ainsi que ceux des membres de l’équipe
– Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations
– Suivre directement ou en lien avec les services du Département les demandes adressées aux élu.e.s
– Classer, trier et archiver les documents
– Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier,…)
– Concevoir des courriers, rapports, notes, documents de présentation
– Suivre les courriers sur Post-Office (Logiciels métiers)
– Élaborer et mettre à jour des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord
– Traiter une partie des informations du service (correspondance courante, y compris messagerie et affaires spécifiques)
Missions spécifiques :
Vous travaillez en lien avec d’autres assistant.e.s de Vice-président.e.s pour :
– Assurer la continuité du service public
– Gérer les appels téléphoniques des demandes des élu.e.s
Vous participez aux permanences du secrétariat pour assurer l’accueil téléphonique, filtrer les appels et les accueils physiques.
Spécificités du poste :
Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et des besoins des élu.e.s.
Liaisons fonctionnelles
– Contacts directs et échanges permanents avec les élu.e.s que vous assistez
– Relations fréquentes avec les services
– Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
