L’avènement du digital puis la crise sanitaire mondiale ont poussé les entreprises à se tourner, de plus en plus, vers un mode de fonctionnement hybride. Afin de toujours s’adapter aux nouveaux enjeux créés par l’hybride, votre entreprise doit constamment revoir et réajuster ses objectifs, ses méthodes et son mode de fonctionnement et ce, dans tous les domaines, à commencer par la communication interne. Avec le télétravail, les pauses café virtuelles et les réunions à distance, la communication interne s’est vue transformée et il est nécessaire pour votre entreprise de la repenser. We Are COM vous donne toutes les clés pour réussir votre communication interne à l’heure de l’hybride.
Travail hybride : quels sont les enjeux pour votre entreprise ?
A titre de rappel, le travail hybride est un mode de travail flexible qui permet d’allier travail en présentiel et télétravail. La part de l’un et de l’autre est définie par l’entreprise, elle va donc varier d’un espace de travail à un autre. Certaines organisations exigent quatre jours de travail sur site et un seul jour en télétravail tandis que d’autres proposeront un équilibre plus équitable à leurs employés.
Dans certains cas plus rares, c’est au salarié de choisir comment il veut répartir ses jours de travail en présentiel ou à distance.
Selon le Baromètre « Télétravail et Organisations hybrides » de 2022, 80% des Français ont une bonne image du télétravail et 69% des managers estiment que le télétravail augmente la productivité de leurs employés. Pour beaucoup de collaborateurs, la mise en place d’un espace de travail hybride est donc une bonne chose. Mais il ne faut pas oublier qu’au sein de l’entreprise, elle apporté de nouveaux enjeux et défis :
- La nécessité de créer un espace de travail phygital, c’est-à-dire, qui permette de travailler de la même manière que l’on soit sur place ou à distance. C’est possible notamment grâce aux outils qui offrent la possibilité de travailler en ligne, à plusieurs et en temps réel : Trello pour la gestion de projet ; Google Workspace pour le partage et l’édition de documents ; MindMeister pour le brainstorming ; Skype pour des échanges rapides entre les collaborateurs d’une équipe…
- Le besoin de faciliter le partage et l’accès à l’information pour tous les salariés, même s’ils se trouvent à distance. Chacun doit pouvoir accéder aux informations dont ils ont besoin de manière immédiate et sans rencontrer de difficulté afin de ne pas compromettre leur capacité à travailler vite et efficacement. C’est possible grâce à un système d’intranet.
- Parce que dans un espace de travail hybride, on travaille beaucoup plus en digital, la sécurité informatique doit être renforcée.
- L’utilité de repenser les procédés de management et de communication interne, qui peuvent être bouleversés dans un espace de travail où tout le monde n’est pas présent physiquement.
Enfin, le travail hybride a un impact sur la culture d’entreprise, la cohésion des équipes et l’expérience des employés sur le lieu de travail. Ces enjeux sont étroitement liés à ceux de la communication interne.
Quelle est l’importance de la communication interne à l’heure de l’hybride ?
La communication interne est très importante au sein de l’entreprise. Avant tout, une communication interne fluide et efficace permet une bonne circulation de l’information au sein de l’espace de travail. Mais aussi, elle permet d’instaurer un climat de travail agréable, d’améliorer l’expérience des employés et, par conséquent, de booster la motivation et la productivité des salariés. Grâce à une bonne communication interne, les équipes sont plus soudées et donc, travaillent mieux ensemble.
Enfin, une bonne communication interne permet de résoudre tous les problèmes survenus au sein de l’espace de travail avant que ceux-ci ne se transforment en crise. Cela a pour conséquence positive de soulager les managers de leur rôle de médiateur, mais aussi de faire gagner du temps à toutes les équipes qui auraient pu être impliquées dans la crise interne.
Concrètement, une communication interne efficace peut passer par :
- La mise en place de sondages réguliers pour recueillir les attentes, besoins, satisfactions et insatisfactions des employés ;
- La mise en place d’entretiens individuels entre les managers et leurs salariés pour un échange à double-sens ;
- La création d’un réseau social d’entreprise ;
- La mise en place d’une messagerie instantanée comme Slack ou Discord ;
- L’envoi d’une newsletter interne « informelle » qui rappellerait les dates d’anniversaires de chacun ou lancerait des jeux-concours ;
- Des team building…
Le management d’équipe et la circulation d’informations entre les collaborateurs sont plus difficiles à gérer lorsque l’équipe est séparée en deux espaces : physique et digital. Pour rendre la communication interne aussi fluide dans l’espace hybride qu’elle peut l’être dans un espace de travail entièrement physique, il est indispensable de repenser les stratégies et outils de communication utilisés au sein de l’espace de travail.
Comment repenser les outils de communication à l’heure du travail hybride ?
Il est important de comprendre qu’aujourd’hui, les canaux de communication traditionnellement utilisés dans l’espace de travail ne sont plus forcément adaptés. Il faut utiliser de nouveaux outils, qui reposent sur les nouvelles technologies et permettent de « phygitaliser » la communication entre collaborateurs, entre managers et entre équipes. Par exemple :
- Un espace drive pour envoyer et stocker des documents de travail (Google Drive, Dropbox…) ;
- Des applications de messagerie instantanée, de visioconférence et de réunion virtuelle (Skype, Zoom…) ;
- Une suite bureautique en ligne pour coéditer des documents en temps réel (Google Workplace) ;
- Un outil de gestion de projet (Trello, Monday, Asana…).
Beaucoup d’entreprises ont choisi d’adopter une plateforme centralisée qui permet de donner accès à tous les collaborateurs, dans un seul espace digital, à toutes les informations et outils numériques nécessaires à l’exercice de leur travail, mais aussi à la vie de l’entreprise. Ces plateformes centralisées dites intranets doivent, évidemment, être accessibles depuis un ordinateur tiers (ordinateur personnel utilisé à domicile, ordinateur public utilisé depuis une bibliothèque ou un espace de coworking…). Cet accès peut être protégé par un mot de passe.
Au sein de l’intranet, on peut retrouver, en plus des informations et dossiers nécessaires pour exercer ses tâches quotidiennes :
- Un fil d’actualité et un système de notifications ;
- Des outils permettant la communication entre collègues : chats en ligne, communautés regroupant les collaborateurs avec le même corps de métier ou les mêmes centres d’intérêts, agendas partagés… ;
- Un calendrier partagé où l’on peut noter les événements d’entreprise et les absences de chacun ;
- Un outil de recherche des documents d’entreprise en ligne ;
- Un outil de suivi et de gestion de projet ;
- Des salles de réunions virtuelles et pauses café en ligne ;
- Des outils liés aux ressources humaines permettant d’envoyer une note de frais ou de prendre des congés, par exemple.
Pourquoi faut-il savoir bien mesurer l’efficacité de sa communication interne ?
Après la mise en place d’une nouvelle stratégie et de nouveaux outils de communication interne, vous devrez mesurer leur efficacité afin de dégager de futures pistes d’amélioration. C’est une étape incontournable puisque, si vous n’avez aucune idée de l’impact de votre communication interne, vous ne pourrez pas l’adapter aux besoins de vos employés.
Pour pouvoir bien mesurer l’efficacité de votre stratégie de communication interne, vous allez devoir mettre en place plusieurs KPI, des indicateurs clés de performance.
En premier lieu, vous allez mesurer la sensibilisation, l’intérêt et l’engagement des employés face aux différents outils de communication qui ont été mis en place en interne :
- Combien d’employés ont ouvert les dernières newsletters ?
- Combien sont abonnés au blog de l’entreprise ?
- Combien interagissent sur les réseaux sociaux d’entreprise ?
Pour un feedback plus précis et plus concret, réalisez des sondages en interne.
En second lieu, vous allez être attentif(ve) aux changements dans les comportements de vos employés. En vous posant les bonnes questions et en collectant les bons indicateurs de mesure, vous allez pouvoir, par exemple, estimer les changements induits par une campagne de communication interne (organisation d’un événement, publication d’une newsletter avec un call-to-action, mise en place de nouveaux outils de socialisation…). Est-ce que cette campagne a fait augmenter l’engagement de vos employés au sein de l’entreprise ?
La dernière étape, et aussi la plus cruciale, consiste à mesurer l’impact de votre communication interne sur les aspects économiques et commerciaux de votre entreprise. Votre communication interne a-t-elle vraiment un impact sur la productivité des employés et donc, sur votre résultat ? Pour cela, vous allez devoir trouver les indicateurs économiques et commerciaux pertinents et les relier à votre communication interne :
- Taux de rétention ;
- Indicateurs de productivité des employés ;
- Satisfaction des clients…
L’étude et l’analyse des différents KPI pourront vous aider à dégager quelques pistes d’amélioration de votre stratégie de communication interne. En identifiant ce qui va, ce qui ne va pas, ce que vous devez conserver et ce que vous devez éliminer, vous pourrez augmenter la satisfaction et la motivation de vos employés, faire grimper leur productivité et améliorer les résultats de votre entreprise.
En conclusion, une bonne stratégie de communication interne et une bonne mesure de celle-ci peut devenir une aide précieuse pour l’entreprise qui cherche à s’adapter aux enjeux de l’hybride.
