10 clés pour une visio réussie !

Pandémie, crise sanitaire, confinement… 😷 Il n’en fallait pas plus pour modifier les pratiques de travail des Français. L’utilisation des visioconférences, ou encore des « webinaires », à comprendre séminaires en ligne, a explosé ! 

Il est vrai qu’à première vue, tout cela est séduisant : les déplacements sont réduits, les rendez-vous plus brefs, on peut réunir des centaines de personnes en quelques clics, partager son écran… 

Mais… il y a un « mais » ! Le contact humain peut s’en trouver lésé. On oublie parfois l’importance du « non verbal », le charisme peut y être écrasé et la présence amoindrie. Dans un contexte de déploiement du télétravail, il est primordial d’optimiser ces nouveaux moyens de communication, afin de conserver toute l’attention de nos auditeurs et de mobiliser nos cibles. 

Audio ou visio ? 

📞 Une conférence téléphonique bien menée est le plus souvent préférable. La visio, en plus d’être un format imposant pour votre bande passante Internet, a les inconvénients de « coincer » la cible derrière son écran, et d’exiger un haut débit comme une haute attention. Alors pourquoi la visio ? Elle se justifie particulièrement dans deux cas précis. D’une part lorsque le but est de partager une démonstration visuelle : slides, vidéos, écrans… 👀 D’autre part lorsqu’elle vise à créer un rendez-vous, affirmer une présence, se rapprochant alors d’une rencontre physique. 

🛠 Quels outils ?

Il existe aujourd’hui de nombreux outils gratuits, souvent tout aussi fiables que les payants ! Le tout est d’identifier et anticiper nos besoins concrets, et d’en tester plusieurs afin d’évaluer leurs avantages respectifs. Sur GotoWebinar, les fonctions de dessin sont intéressantes, mais le détourage chaotique. Sur Skype, l’écran est inversé, attention alors si vous souhaitez réaliser une visio avec support paperboard…

Toutefois le gratuit a ses limites : durée de la visioconférence, fonctionnalités réduites ou nombre de participants plafonné.

Nos conseils en fonction de vos usages 

  • One to one

Il faut garder en tête notre objectif, et aller droit au but dans les plus brefs délais (15-30min). On accroche la cible, on maintient l’attention et on décroche l’affaire avec un « call to action » bien pensé. ⏰

  • One to few

Lorsque l’on s’adresse à moins de 15 personnes, le challenge est de créer de l’interaction, ⚡️ par exemple avec des outils comme Klaxoon. On travaille sur les supports : vidéos, interventions diverses, quizz, chat… Le rendez-vous doit être rythmé et ne pas excéder 1 heure 30. 

  • One to many

Plus de 15 personnes ? C’est un webinaire ! Le défi est de conserver l’intérêt des spectateurs et maintenir leur connexion, cela implique un important travail en amont. Il est essentiel de délivrer une forte valeur ajoutée avec un dynamisme constant. 💪

Nos astuces pour mieux maîtriser l’interactivité : n’ouvrez le chat qu’à des moments spécifiques (après l’analyse d’un cas ou en fin de speech), tout comme lors d’une vraie conférence. Cela vous évitera les baisses d’attention et les conversations parallèles du type “chez moi je n’ai plus le son” puis “c’est bon ma connexion est de nouveau stable !“. Attention également à la gestion des micros, et donc aux fonctionnalités de votre outil de visio. 

  • Few to many

Ici se pose la problématique de la co-animation. La précision doit être le maître mot dans ce genre de pratiques. 📺 Comme dans une émission télévisée, tout doit être prédéfini et minuté dans un déroulé partagé avec les intervenants ! Cela exige une solide préparation et un bon filage, afin de fluidifier les passages entre prises de parole et diffusions de visuels. Enfin, pour éviter les temps morts, n’oubliez pas de switcher très rapidement entre chaque étape.  

On démarre en beauté 👊

💉 Commencez par une piqûre de rappel une semaine, un jour et une heure avant le début de l’événement. 5 minutes avant le live, vérifiez vos liens et consultez vos messageries (mail ou téléphone) afin de vous assurer que vous ne perdrez pas des « cibles » potentielles à cause d’un problème technique. 

Demandez aux spectateurs de s’identifier, de couper leur micro et d’activer leur caméra (pour éviter les écrans noirs). Astuce : faites alors une capture des participants au complet, vous pourrez par la suite vous en servir comme visuel de communication pour valoriser ensuite votre événement. 

Pour les plus ponctuels, il importe d’ouvrir la visio à l’avance (une dizaine de minutes) et de les accueillir. S’il vous faut ponctuellement quitter le champ de la caméra, pensez à la déconnecter. Pour faire patienter les participants jusqu’au top départ, diffusez des slides d’attente accompagnées d’une musique douce. 🎵🎵

Des retardataires ? Vous devez au préalable vous fixer une ligne de conduite : heure précise, nombre de participants minimum, présence de cibles majeures…

🎥 L’enregistrement doit commencer dès l’arrivée du premier spectateur et ne se terminer qu’à la déconnexion du dernier, afin d’être exploitable au maximum. 

Les points vitaux !

  • 🎯 Pensez à vos cibles : mettez-les en confiance en annonçant la structure dès le départ, apportez de la valeur ajoutée, informez et amusez
  • ⏱ Attention au timing : il est primordial d’être concis. Les cibles ne doivent pas avoir le sentiment ou la crainte de perdre du temps. Soyez dynamique et percutant, cela mettra en avant votre maîtrise et votre leadership. 
  • 📸  Flattez votre image : la mise en scène ne doit pas être laissée pour compte. Les fonds virtuels dégradent malheureusement souvent les contours de l’intervenant. Optez pour le naturel, sans négliger la lumière, ou encore préparez un fond à parties ou à thématiques, en y introduisant pourquoi pas un peu d’humour. Cela permet de maintenir une attention plus continue chez le spectateur. 
    Et quel dress code ? Le style doit être classique et en accord avec le cadre de l’échange. 
  • 📢 Ayez une présence sonore : la voix doit être claire et puissante, alors évitez les micros intégrés à votre écran et investissez ! Pensez à garder une bouteille d’eau à proximité pour préserver vos cordes vocales. Et enfin assurez-vous de la paisibilité sonore ambiante : prévenez votre entourage, mettez votre téléphone en silencieux…
  • 🎬 Enregistrez l’échange : que ce soit pour le visionner en replay ou pour en réutiliser un contenu de valeur, il est important d’en garder une trace. 
  • 🎙 Peaufinez votre discours : il doit être parfaitement rodé. Il est déconseillé d’apprendre par cœur ou de lire ses notes, il faut simplement vivre son propos. Ne croyez pas qu’un coup d’œil aux antisèches passe inaperçu ! Je conseille le plus souvent de préparer une feuille A4 format paysage, et d’y indiquer les points majeurs à délivrer, ensuite vous n’avez plus qu’à improviser autour. 

La clé ? Accrocher et dynamiser 

Le plus important est de regarder votre caméra, et surtout pas votre écran ! Si vous avez du mal à vous focaliser sur l’objectif, matérialisez-le en y ajoutant des repères visuels. Une cible qui ne sent pas votre regard ne se sentira pas concernée. Agrémentez tout cela d’un sourire et d’une positive attitude ! ✌️

En ce qui concerne l’enjeu de l’interactivité, posez des questions, racontez vos histoires et anecdotes (storytelling oblige). Pour les supports, privilégiez des slides épurées, chacune d’elles doit être comprise en une seconde. 

Enfin misez sur la gestuelle, elle participe à 60% au dynamisme ressenti. 💃 Eloignez-vous de votre écran s’il le faut, mais cadrez-vous avec vos mains. A ce titre, une webcam externe, généralement de meilleure qualité, est préférable. En la couplant avec votre micro cravate par exemple, vous serez libres de vos mouvements et pourrez adapter le cadrage. 

En résumé… 

Réussir une visio c’est avant tout ne rien lâcher ! Il vous faut redoubler de vigilance : veiller à la fois à votre environnement, votre physique, votre discours et votre gestuelle, le tout en structurant impeccablement les interactions de votre public.

Vous voulez vraiment devenir un pro de la visio ? Entrainez-vous, enregistrez-vous, regardez-vous et… recommencez ! 🤓

Nathanaël Becker,

Fondateur de l’agence Eikos

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