Faire du webinaire un outil de communication interne et d’engagement

Le confinement nous a séparés physiquement. Pour beaucoup, il nous a éloignés. Pour Thibault Vignes, associé chez La Boétie Partners, spécialisé dans le conseil en stratégie et la création de « conversations » en entreprise, c’est tout l’opposé ! Cette période a été l’occasion de montrer que l’éloignement physique n’est pas antonyme d’une coopération renforcée, d’un esprit d’équipe et d’une cohésion d’entreprise. Explications.

En quoi le webinaire peut-il accompagner les stratégies de communication en interne ?

Beaucoup de communications en entreprise ont pour objet un projet d’entreprise, la vision, la raison d’être… Ce sont des sujets importants qu’il faut continuer de partager et autour desquels il faut pouvoir échanger. Les outils à distance comme les webinaires permettent de toucher beaucoup plus de monde, plus facilement qu’en physique, finalement. Ils simplifient l’organisation de ces communications et permettent de faire participer un maximum de collaborateurs, mais aussi de top managers à l’agenda chargé.

Cela permet également de créer un plus grand engagement avec le contenu. En séminaire physique, une vidéo que l’on projette sur un mur ne va pas toujours intéresser les participants. Lorsque chacun est face à une vidéo sur son ordinateur, il est plus concentré sur le message de fond. La rétention d’information est bien meilleure.

Même après cette période, nous continuerons de recommander ce type de communications, parfois plus efficaces que de réunir les gens dans une salle pendant plusieurs heures.

Quel bilan tirez-vous du confinement ?

D’une manière générale, beaucoup de curiosité pour les nouveaux outils, et une envie d’apprendre et de se les approprier.

Le 13 mars 2020, nous avons lancé animeradistance.com, avec une première session gratuite. Depuis, l’intérêt semble se maintenir car cela ne désemplit pas.

Après le confinement et le télétravail généralisé, nous continuerons d’animer des réunions à distance. Pour bon nombre d’entre elles, c’est même beaucoup plus efficace, notamment quand il y a du contenu à produire. Un panneau Klaxoon de partage d’idées est souvent plus engageant qu’un mur physique, où les gens se sentent parfois peu impliqués.

La période du confinement a aussi permis à de nombreuses entreprises de perfectionner leurs outils. La preuve en est avec Zoom – qui était interdit dans beaucoup d’entreprises pour des questions de sécurité – et qui est devenu incontournable.

Qu’est-ce qui fait un bon webinaire ?

Tout d’abord, c’est un gros travail de structuration. Il convient de ne pas réciter des slides et attendre que cela se passe en espérant que l’interaction se crée. Il faut un séquencement très précis, où l’on sait ce qu’on attend de chacun, pour continuer à capter l’attention.

Pour ce qui est de l’organisation, l’idéal est de créer des sous-groupes afin de faciliter les échanges entre les participants. Il ne faut pas avoir peur de la dispersion, c’est même inévitable et ce n’est pas dramatique.

Il faut créer de l’engagement, faire participer les individus. Ne pensez pas que le fait d’être à distance crée des limites, il n’y a rien de ce qui se fait en présentiel qui soit impossible à réaliser à distance. Qu’il s’agisse de réflexion collective, de vote sur des idées, de partage d’idées sur un mur (virtuel)… Il suffit de bien choisir ses outils en amont et d’apprendre aux participants à s’en servir. Par ailleurs, l’autonomisation de chacun est un point clé pour réussir ces moments d’échanges.

Quelles sont les erreurs classiques à ne pas faire ?

La première, c’est de vouloir interagir avec tout le monde. Au-delà de 12 personnes, cela devient impossible. Pour une communication descendante, sans interaction, cela ne pose pas de problème. Mais si l’on veut pouvoir créer de l’échange, mieux vaut ne pas être trop nombreux. En réunion virtuelle, il est compliqué de savoir quand on peut prendre la parole, il n’y a pas ces codes qui nous font dire « je peux prendre la parole » à ce moment. On risque donc de perdre l’attention des gens.

La seconde, c’est de se dire qu’on ne peut pas interagir. Il faut au contraire créer de l’échange. Cela génère de l’attachement à l’entreprise, de l’attachement au projet, et de manière générale, un sentiment d’engagement.

Enfin, le dernier écueil est de vouloir faire des choses trop sophistiquées. Cela ne sert à rien de vouloir gamifier à tout prix ses webinaires par exemple.

Le mot de la fin ?

Sachez être zen avec la technique !

Parfois, cela ne fonctionne pas, et ce n’est pas grave. Si quelqu’un se déconnecte ou que le réseau se montre capricieux, on continue. Show must go on !

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